集中できない理由

会議に集中できない理由として挙げられるのが、会議の長さです。
人が集中できる時間というのは一般的に50分から1時間程度といわれています。「長時間の会議＝重要なことを決められる」とは限りません。
1時間以上の会議で集中して話を聞くのはとても難しいため、会議の時間を1時間以内におさめることが大切です。

次に会議を行う時間も大きなポイントです。
昼食後は眠気がくることが多いぶん、集中力が下がりやすいため避けましょう。業務が一区切りついた後や夜間に会議を開く場合もありますが、疲れが出やすい時間に会議を開くと、話がまとまらない場合も。
参加者全員が集中して会議を進めるためにも、開始時間はよく考えたうえで設定してください。

会議の質を高める方法

会議の質は「時間」ではなく「内容」です。有意義で質の高い会議を行うための方法を4つ紹介します。

①必要な資料は事前に参加者へ配布

会議中にプレゼン資料をすべて読み上げていると、重要な内容が頭に入らず次第に集中力が切れてしまいます。
必要な資料を事前に参加者へ配布しておくことで話し手は、すべて読み上げる必要はありません。参加者はポイントを押さえられ、聞きたい質問や意見も用意しておけるので議論が活発化してきます。

②会議が進みやすいようファシリテーター（進行役）を設定

ファシリテーターとは会議の進行を仕切る役割を担当する人です。時間通りに会議の目的に向かって参加者を導びきます。例えば、発表者の話しがながく、話がそれてしまい時間が押してしまいそうな場合は、ファシリテーターが「その議題に関しましては、別の機会で話し合わせていただくこととして～…」というようなフレーズで本題へ戻してくれ、スムーズに会議が進められます。また、意見が出なかったり議論が進まなかったりした場合も「○○さんはどう思われますか？」と指名をして、意見を引き出してくれます。ファシリテーターがいることによって、短時間でもさまざまな意見が飛び交い、中身の濃い質の高い会議となります。

③適度な休憩をとる

人が集中できる時間というのは50分から1時間程度と先に言いましたが、1時間でおさまらない会議の場合は、1時間ごとに5分程度の短い休憩を取るようにしましょう。その際、例えばその場でできる簡単なストレッチを皆で行ってみるとよいでしょう。短い時間でもそれだけでリフレッシュできますし、頭もすっきりとします。参加者に疲れが出てきたと感じたら、疲れと一緒に緊張もほぐしましょう。

④場所を変える

社内の中であれば会議の時間が延長しても構わないといった考えが起こり、会議が長引いたり参加者が時間通り集まらなかったりといったことが起こりがちです。そこで貸し会議室を借りて社外で会議をすることをおすすめします。貸し会議室を借りことで次のメリットがあります。

空間が変われば違うアイディアが生まれやすい

新しいアイディアや今後の発展性を決める会議において大切な要素はPeaple「参加する人」、Place「参加する場所」、Process「会議のプロセス」の3Pだといわれています。貸し会議室の空間はできればきれいで、設備（マイク、プロジェクター、インターネット環境など）が整っているところがよいでしょう。

時間を有意義に使えるから

会議を始める前に、終了時間は○時までとリミットを設けると、会議に集中でき、議論も進めやすくなります。貸し会議室を利用すればおのずと時間＝コストと意識するようになり集中して会議を行うようになります。また、可能であれば貸し会議室はアクセスの良い場所に借りるとよいでしょう。駅の近くだと外出している参加者や外部から来る参加者も集まりやすくそれぞれの時間を有効に使うことにつながります。